Dla działów HR i payrollu
Każdego miesiąca tysiące działów HR wysyłają wynagrodzenia, premie i aneksy przez niezaszyfrowaną pocztę. PDF zabezpieczony hasłem przesłanym w tym samym wątku nie chroni niczego. mbox.pl zastępuje ryzykowny załącznik zaszyfrowanym linkiem z potwierdzeniem odczytu — i automatycznie kasuje dokument po wygaśnięciu.
Dlaczego to ważne
Bezpieczny link zastępuje jeden krok procesu i usuwa najbardziej ryzykowny element: czytelne dokumenty zalegające w skrzynkach i na platformach zewnętrznych.
Bezpieczeństwo bez kompromisów
Każda decyzja techniczna w mbox.pl wynika z jednej zasady: wrażliwe dane pracownika nie mogą krążyć bezterminowo w skrzynkach pocztowych, nie mogą trafić do niepowołanej osoby i muszą zostawić ślad potwierdzenia odczytu.
Żadna z powyższych sytuacji nie jest wynikiem zaniedbania działu HR. To efekt tego, że przez lata nikt nie dostarczył wygodniejszego narzędzia — dopóki nie powstał mbox.pl.
Jak to wygląda w praktyce
Nie ze złej woli — bo nikt nie zaproponował czegoś wygodniejszego. Ale każdy z poniższych scenariuszy to aktywne ryzyko RODO i realne narażenie danych pracowników.
Ryzyko
Dział HR przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii — wynagrodzenia, zdrowie, sytuacja rodzinna, oceny pracownicze. Jedno zdarzenie wystarczy do postępowania.
Rozwiązanie
Cennik
Publiczna wersja mbox.pl bez kastomizacji. Idealna, żeby przetestować mechanikę bezpiecznych linków zanim wdrożysz to w dziale HR.
0 zł / mies.
Dla małych działów HR i firm, które chcą zacząć bez konfiguracji DNS. Pracownik zobaczy logo i markę firmy — w domenie mbox.pl.
249 zł / mies. 199 zł / mies.
Najczęściej wybierany
Pracownik widzi wyłącznie domenę i markę firmy. Idealne dla działów HR, które chcą spójnego doświadczenia i pełnej kontroli marki.
549 zł / mies. 439 zł / mies.
Dla organizacji, które potrzebują prywatnej instalacji, integracji z HRIS lub systemem payroll, pełnej kontroli środowiska i uzgodnionych SLA.
Wycena indywidualna
Nie sprzedajemy liczby kont. Płacisz za poziom wdrożenia, branding i kontrolę nad środowiskiem — od darmowego startu po pełny white-label i prywatną instalację.
Najczęstsze pytania
Nie. Hasło do PDF-a i sam plik podróżują tą samą drogą, przez te same serwery, w tej samej wiadomości. Każdy, kto wejdzie w posiadanie wiadomości — przez błędne adresowanie, dostęp do skrzynki, atak na konto — natychmiast otwiera dokument. PDF z hasłem to iluzja bezpieczeństwa. mbox.pl szyfruje dokument w przeglądarce nadawcy — klucz nigdy nie trafia na serwer ani w żadną wiadomość.
Potwierdzenie odczytu w mbox.pl rejestruje dokładny moment otwarcia linku przez odbiorcę. Dział HR wie, kiedy pracownik otworzył wypowiedzenie, aneks lub notatkę służbową. Jako dowód w sporze sądowym warto skonsultować z prawnikiem — ale log otwarcia jest konkretnym faktem technicznym, którego nie daje zwykły e-mail ani potwierdzenie dostarczenia.
Możesz skonfigurować automatyczne wygasanie — po pierwszym otwarciu, po dobie, tygodniu lub wybranym terminie. Pasek płac z marca nie krąży w skrzynce pracownika przez lata. Dział HR nie musi ręcznie kasować dokumentów — znikają automatycznie.
Tak. Wysyłasz link na prywatny adres e-mail byłego pracownika. Odbiorca nie musi mieć konta firmowego, logować się ani instalować żadnej aplikacji. Klika link i otwiera dokument. Po wygaśnięciu link przestaje działać.
Tak. Dane są szyfrowane po stronie nadawcy, infrastruktura działa wyłącznie w UE, a model przetwarzania minimalizuje zakres danych dostępnych po stronie serwera. Dla planów płatnych dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), wymagana przez RODO przy powierzeniu przetwarzania danych pracowniczych podmiotowi zewnętrznemu.
Dla każdego pracownika tworzysz osobny link z jego dokumentem. Nie ma jednej wiadomości zbiorczej — każdy pracownik dostaje swój, indywidualny link. Błędnie zaadresowana wiadomość nie odsłania cudzego wynagrodzenia, bo link i tak jest zaszyfrowany dla konkretnego odbiorcy.
Nie wymaga. mbox.pl działa w przeglądarce — bez wtyczek, bez instalacji, bez zmiany obecnego systemu poczty czy HRIS. W planach Free i Solo można zacząć praktycznie od razu. W planie Enterprise możliwa jest integracja z systemem payroll lub HRIS — omawiamy to indywidualnie.
Jeśli link był otwarty, masz dokładny zapis momentu otwarcia. Jeśli nie był — wiesz, że pracownik faktycznie go nie otworzył i możesz wysłać przypomnienie lub podjąć inną formę doręczenia. W obu przypadkach masz lepszą wiedzę niż przy zwykłym e-mailu, który ląduje w Wysłane bez żadnego śladu po stronie odbiorcy.
Tak. mbox.pl obsługuje dokumenty w dowolnym języku — wysyłasz plik, który przygotowałeś, szyfrowanie jest niezależne od języka treści. Interfejs odbiorcy dostępny jest w kilku językach, więc pracownicy z zagranicy nie mają bariery językowej przy otwieraniu linku.
Tak, w planie Dla firm i Enterprise. Pracownicy widzą adres pasujący do marki pracodawcy — hr.firma.pl, docs.firma.pl albo dowolny inny. Konfigurację DNS bierzemy na siebie.